Van een uitgefaseerd pakket naar volledig werken in Odoo
De situatie
Nassau Golf is een groothandel in golfproducten uit Apeldoorn. Het bedrijf levert eigen merk golfballen en aanverwante artikelen aan golfbanen, sportwinkels en drivingranges in Nederland en de rest van Europa. In die markt maken levertijden, backorders en goed klantinzicht het verschil tussen wel of geen order.
De bedrijfsvoering draaide op Minox, een pakket waarvan de leverancier de doorontwikkeling had gestaakt. Ondersteuning nam af en moderne koppelingen, zoals een Outlook-integratie, ontbraken. Daarnaast stond de marketingdata in een los mailingplatform, zonder verbinding met de klantadministratie. Niemand had een compleet klantbeeld en backorders en containerplanning werden handmatig bijgehouden.
De aanpak
Eerst de data, dan pas het systeem. Voordat er ook maar een record verhuisde, hebben we alle bronnen samengebracht: meerdere Minox-exports, de contactenlijsten en de leadhistorie. Die data is ontdubbeld, opgeschoond en teruggebracht tot een gecureerde masterset. Twijfelgevallen legden we ter beoordeling voor aan Nassau, zodat elke samenvoeging een bewuste keuze was en geen aanname van ons.
Odoo is vervolgens ingericht op de manier waarop Nassau werkt. Op de klantkaart zijn twintig extra velden toegevoegd, zodat de volledige historische context uit Minox behouden bleef: van vertegenwoordiger en rayon tot kortingsafspraken en laatste contactmoment. De verkoophistorie van 5.258 orderregels is meegemigreerd en correct gekoppeld aan de juiste klanten, ook waar dubbele records waren samengevoegd.
Tot slot is Outlook gekoppeld: mail die medewerkers versturen en ontvangen landt automatisch op de juiste klantkaart. Elke stap in de migratie is gedocumenteerd en reproduceerbaar, zodat Nassau ook na oplevering grip houdt op de eigen data.
Het resultaat
Nassau Golf werkt vandaag volledig op Odoo. Alle 5.796 relaties, 3.385 bedrijven en 2.411 contactpersonen, staan in een systeem, met de complete verkoophistorie en het volledige assortiment erbij. De Outlook-koppeling draait, backorders en inkoop zijn in hetzelfde systeem belegd en Minox is binnen de afgesproken deadline uitgefaseerd. Daarmee staat er een fundament waar Nassau de komende jaren op verder kan bouwen, van rapportages tot slimme automatisering.
Lijkt jouw situatie hierop?
Versnipperde data is zelden het echte probleem, het is het symptoom. Waar het vandaan komt en wat de slimste route is, brengen we in twee uur in kaart.
